Індивідуальний консультант з підготовки тендерної документації та супроводу процедур із закупівлі для першої черги реконструкції теплових мереж в м. Харкові. (UDHEEP)

Дата: 31 січня 2018 р.
Кредит №: 8387-UA
№ ЗУТ: UDHEEP-KHTM-OC-IC-03

I. 
ВСТУП
Україна отримала фінансування від Міжнародного банку реконструкції та розвитку (далі – МБРР) у розмірі 315,5  млн. доларів США в рамках Угоди про позику № 8387-UA (265,5  млн. доларів США) та Угоди про позику Фонду чистих технологій № TF016327 (50 млн. доларів США) на реалізацію проекту ”Підвищення енергоефективності в секторі централізованого теплопостачання України“ (далі – Проект).
Проект буде впроваджено під загальним керівництвом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України (далі – Мінрегіон). Мінрегіоном створена Центральна група управління проектом (далі – ЦГУП) з метою координації щоденного управління проектом, здійснення контролю виконання завдань, що включені до проекту та стосуються використання коштів, проведення закупівель, фінансового управління, звітності та інших заходів, пов'язаних із впровадженням Проекту. ЦГУП відповідає за загальну координацію діяльності та звітування за Проектом. Впровадження проекту регулюється постановою Кабінету Міністрів України від 27.01.2016 № 70 ”Про порядок ініціювання, підготовки та реалізації проектів економічного і соціального розвитку України, що підтримуються міжнародними фінансовими організаціями“, іншими актами Кабінету Міністрів України, наказами Мінрегіону, Операційним посібником Проекту, тощо. 

 II. МЕТА
Індивідуальний консультант буде працювати в тісній співпраці з Регіональною групою управління Проектом (РГУП) комунального підприємства ”Харківські теплові мережі“ та Центральною групою управління Проектом (ЦГУП) та має підготувати тендерну документацію відповідно до правил та процедур Світового банку для закупівлі контракту, супроводжувати Замовника в період подачі конкурсних пропозицій зацікавленими учасниками, надавати методологічну допомогу при підготовці Звітів з оцінки поданих конкурсних пропозицій з технічною частиною включно та при підготовці проектів відповідних контрактів, що стосуються завдань.

III. ОБСЯГ ПОСЛУГ
Індивідуальний консультант повинен буде виконувати завдання №1-№4.
Терміни надання Замовникові результатів, надання проектної документації індивідуальному консультантові та інші проміжні результати за завданнями наведені у Календарному графіку надання консультаційних послуг, що наведений у Додатку 1.

ЗАВДАННЯ 1.
Підготовка проекту повної тендерної документації (включаючи всі частини, такі як процедури торгів, вимоги до робіт, умови виконання контракту та контрактні форми) для закупівлі ідентифікаційний №UDHEEP-KHTM-ICB-13 ”Перша черга реконструкції теплових мереж в м. Харків” за стандартом Світового банку “Procurement of Small Works” із використанням стандартної тендерної документації (актуальна версія доступна для завантаження за посиланням http://www.worldbank.org/en/projects-operations/products-and-services/brief/procurement-policies-and-guidance#Guidelines). У той же час, за необхідності, індивідуальний консультант може запитувати іншу необхідну технічну документацію, яка доступна в комунальному підприємстві та яка пов’язана із завданням.
Проект тендерної документації повинен бути схвалений Замовником та погоджений із ЦГУП. За наявності аргументованих зауважень ЦГУП щодо проекту тендерної документації індивідуальний консультант повинен переглянути та усунути недоліки не пізніше ніж у (3) триденний термін.
Погоджений із ЦГУП проект тендерної документації буде надісланий на погодження до Світового банку. За наявності зауважень Світового банку щодо проекту тендерної документації індивідуальний консультант повинен переглянути та усунути недоліки не пізніше ніж у триденний термін. Завдання має бути повністю виконаним до 13 квітня 2018 р.

ЗАВДАННЯ 2.
Після оголошення закупівлі ідентифікаційний №UDHEEP-KHTM-ICB-13 індивідуальний консультант повинен буде надавати підтримку Замовникові до кінцевого терміну подачі зацікавленими учасниками своїх конкурсних пропозицій у вигляді консультацій та участі у підготовці роз’яснень учасникам в процесі проведення закупівлі, щодо запитів, які будуть надсилатись до Замовника, підготовки протоколу передтендерної конференції та відповідей на запитання що будуть надіслані, участь та допомога Замовникові у процедурі відкриття конкурсних пропозицій та оформленні відповідного протоколу та інше.
За необхідності індивідуальний консультант готує доповнення до тендерної документації для її погодження в ЦГУП та Світовому банку.
Завдання має бути повністю виконаним до 10 травня 2018 р. (буде залежати від реалізації процедури торгів)

ЗАВДАННЯ 3.
Індивідуальний консультант у співпраці із групою з оцінки, що буде створена для оцінки конкурсних пропозицій за закупівлею №UDHEEP-KHTM-ICB-13, в якості члена групи з оцінки, повинен буде надавати методологічну допомогу Замовникові при підготовці Звіту з оцінки поданих конкурсних пропозицій включно із технічною частиною.

Звіт з оцінки повинен бути оформлений до стандартів Світового банку, затверджений тендерним комітетом Замовника, погоджений із ЦГУП, надісланий та погоджений Світовим банком.
Завдання має бути повністю виконаним до 17 червня 2018 р. (буде залежати від реалізації процедури торгів).

ЗАВДАННЯ 4.
Індивідуальний консультант повинен буде надати допомогу та підтримку Замовникові у підготовці проекту контракту №UDHEEP-KHTM-ICB-13, а також за необхідності прийняти участь у передконтрактних переговорах.
Завдання має бути повністю виконаним до 28 червня 2018 р. (буде залежати від реалізації процедури торгів).

IV. ОЧІКУВАНІ  РЕЗУЛЬТАТИ
Результати по завданням приведені у Таблиці А-1 нижче:

Таблиця А-1. Очікувані результати

Номер
завдання

Найменування результатів (кінцевий документ) та формат надання результату

Завдання 1

(1) розроблена та погоджена Світовим банком тендерна документація для закупівлі ідентифікаційний №UDHEEP-KHTM-ICB-13 у форматі Microsoft Word англійською та українською мовами надана Замовнику.

 

Завдання 2

(1) оголошення закупівлі ідентифікаційний №UDHEEP-KHTM-ICB-13 на відповідних офіційних веб-ресурсах;

(2) підготовлений, оформлений та надісланий до Світового банку протокол передтендерної конференції по конкурсних торгах ідентифікаційний №UDHEEP-KHTM-ICB-13;

(3) підготовлений, оформлений та надісланий до Світового банку протокол відкриття конкурсних пропозицій по конкурсних торгах ідентифікаційний №UDHEEP-KHTM-ICB-13.

 

Завдання 3

(1) складений та погоджений із Світовим банком Звіт з оцінки конкурсних пропозицій по закупівлі ідентифікаційний №UDHEEP-KHTM-ICB-13 (англійською та українською мовами).

 

Завдання 4

(1) підготовлений проект контракту №UDHEEP-KHTM-ICB-13 (погоджений за необхідності із Світовим банком);

(2) укладений контракт із переможцем конкурсних торгів контракт
№UDHEEP-KHTM-ICB-13.

 


 V. ЗВІТНІСТЬ
Індивідуальний консультант повинен буде звітувати перед керівником РГУП Замовника шляхом надання звітів українською мовою.
Звіти повинні подаватись на паперовому та електронному носіях.
Перелік звітів та терміни їх надання приведені у Таблиці А-2 нижче:

Таблиця А-2. Звітність

 

Найменування звіту

Періодичність надання звіту

Термін надання звіту

Звіт про початок надання консультаційних послуг

одноразово

не пізніше трьох (3) днів з дати укладання контракту на консультаційні послуги

Звіт про початок виконання завдання

після початку виконання відповідного завдання

не пізніше трьох (3) днів з дати початку виконання завдання

Звіт про закінчення виконання завдання


після закінчення виконання відповідного завдання

не пізніше трьох (3) днів після закінчення виконання завдання

Загальний звіт про завершення надання консультаційних послуг

одноразово

не пізніше п’яти (5) днів після дати виконання всіх завдань та завершення надання консультаційних послуг


 VI. НАДАНІ РЕСУРСИ
Замовником у розпорядження індивідуальному консультанту будуть надані наступні ресурси:
§   робоче місце без ПК, обладнане телефоном;
§   доступ до мережі інтернет;
§   доступ до ксерокса, принтера та сканера;
§   проектно-кошторисна документація та інша проектна документація у електронному та паперовому вигляді, що стосується завдань, англійською та українською мовами.

 VII. НЕОБХІДНА ОСВІТА ТА КВАЛІФІКАЦІЯІндивідуальний консультант повинен мати необхідний досвід та кваліфікацію, а саме:
§   вища інженерна освіта, освіта в галузі закупівель, фінансів або еквівалент (вчений ступінь надає перевагу);
§   досвід закупівель в проектах, що фінансуються міжнародними фінансовими організаціями щонайменше 2 роки (досвід закупівель за процедурами Світового банку надає перевагу);
§   підтверджені теоретичні та практичні знання правил та процедур Світового банку;
§   досвід роботи в комунальних підприємствах в секторі інженерної інфраструктури, енергетичному секторі або секторі теплопостачання надає перевагу;
§   вільне володіння англійською, українською та російською мовами, включно зі знанням економічної, правової, фінансової та технічної термінології, яка має відношення до Проекту;
§   досвідчений користувач ПК, знання та практичні навички використання стандартного пакету Microsoft Office (MS Word, MS Excel, MS Power Point), електронної пошти та бази даних.

 VIII.       МІСЦЕ, ТЕРМІН ТА ОПЛАТА ПОСЛУГ

Послуги будуть надаватися протягом періоду з лютого 2018 р. до серпня 2018 р. включно або в будь-який інший період часу за погодженням сторін.
Послуги надаватимуться відповідно до договору з фіксованою ціною.
Оплата послуг Консультанта буде здійснюватися у чотири (4) етапи відповідно до виконаних завдань.
Зацікавлені особи мають надати свої резюме українською та англійською мовами, а також інші супроводжуючі документи для підтвердження свого досвіду, кваліфікації та іншого на наступну електронну адресу: [email protected] із зазначенням в темі листа: “UDHEEP-KHTM-OC-IC-03: Selection of individual consultant on the position of Individual Consultant for preparation of bidding documents”.
За додатковими роз’ясненнями зацікавлені особи можуть звертатись до РГУП Замовника у робочі дні та часи за телефоном +380 57 758 83 42.
Кінцевий термін подачі вираження зацікавленості та супроводжуючих документів що запитуються 12:00 за місцевим часом 13 лютого 2018 р.
Відбір індивідуального консультанта здійснюватиметься Замовником відповідно до правил і процедур Світового банку.
Відібраний індивідуальний консультант буде запрошений до укладання відповідного контракту на консультаційні послуги.

АНГЛІЙСЬКА ВЕРСІЯ ОГОЛОШЕННЯ:
Country:            Ukraine
Project:              Ukraine District Heating Energy Efficiency Project (UDHEEP)
Sector:               Municipal District Heating
Project ID No.:  P132741
Loan No.:          8387-UA

Assignment Title:      “Individual Consultant for Preparation of Bidding Documents and Bidding Procedure support for first stage of reconstruction of heating networks in the city of Kharkiv”.


Reference No. (as per Procurement Plan): UDHEEP-KHTM-OC-IC-03

I. 
BACKGROUND 
Ukraine has received financing from the International Bank for Reconstruction and Development (IBRD) in the amount USD 315,5 million under IBRD related Loan Agreement № 8387-UA (USD 265,5 million) and CTF related Loan Agreement № TF016327 (USD 50 million) toward the cost of Ukraine District Heating Energy Efficiency Project (hereinafter – the Project). The Project will be implemented under general supervision of Ministry of Regional Development, Construction, Housing and Communal Services of Ukraine (hereinafter – Minregion). Minregion created a Central Project Management Unit (hereinafter – CPMU) for day-to-day management and coordination of the Project and provision of assistance to Utility Companies participating in the Project in disbursement issues, financial management, reporting and other Project related activities. CPMU shall be responsible for general coordination of activities and reporting under the Project.
Implementation of the Project shall be regulated by the Decree No.70 of the Cabinet of Ministers of Ukraine “On the Procedure of Initiation, Preparation and Implementation of Projects of Economic and Social Development of Ukraine Supported by International Financial Organization” dated 27.01.2016 other legal acts of the Cabinet of Ministers of Ukraine, Orders of Minregion and Project Operations Manual etc.

II. 
OBJECTIVE
The Individual Consultant will work in close collaboration with the Regional Project Implementation Unit (RPIU) of Public Utility “Kharkivski teplovi merezhi” and CPMU and shall prepare the bidding documents for acquisition of contract, to accompany the Client during the period of bid submission with the stakeholders, to provide methodological assistance in preparation of the Report of the submitted bids evaluation with the including technical part and in the preparation of the project of the Contract concerning the tasks in according with the rules and procedures of the World Bank.

III. SCOPE OF SERVICES
The Individual Consultant will be required to complete the tasks No.1- No.4.
The terms for providing the results to the Client, providing of the project documentation to the Individual Consultant and other interim results for the tasks are provided in the Time schedule for the provision of consultancy services, which is given in Appendix 1. 

TASK 1.
Preparation of draft of complete bidding document (including all its related parts such as Bidding procedures, Works requirements, Conditions of Contract and Contract forms) for Bidding procedures No.UDHEEP-KHTM-ICB-13 “First Stage of Reconstruction of Heating Networks in the City of Kharkiv” according to the World Bank standard “Procurement of Small Works” using the Standard Bidding Document (actual version available for downloading at the link http://www.worldbank.org/en/projects-operations/products-and-services/brief/procurement-policies-and-guidance#Guidelines). At the same time, if necessary, the Individual Consultant may ask for another necessary technical documentation available from the Client and which is related to the task.

The draft of bidding document should be approved by the Client and agreed with the CPMU.
In the event of the cogent remarks of the CPMU on the draft bidding document, the Individual Consultant should revise it and correct weaknesses no later than within the three (3) days period.
The agreed with CPMU draft bidding document will be sent to the World Bank for approval. In the event of the World Bank`s remarks on the draft bidding document, an individual Consultant should revise it and correct the deficiencies not later than within the three (3) days period.
The task shall be fully completed before April 13, 2018. 

TASK 2.
After the announcement of Procurement No.UDHEEP-KHTM-ICB-13, Individual Consultant will have to provide support to the Client to the deadline for submission by the expressed interested parties of its bids in the form of consultations and participation in the preparation of explanations to the participants in the procurement process regarding the requests to be sent to the Client, preparation of Minutes of the pre-bid meeting and answers to the questions to be sent, participation and assistance to the Client in the procedure for bids opening and in supplying the relevant Minutes and so on.
If necessary, an Individual Consultant prepares an Amendment to the bidding document for its approval at the CPMU and the World Bank.
The task shall be fully completed before May 10, 2018 (will rely on the progress of bidding procedures). 

TASK 3.
The Individual Consultant in cooperation with the Client`s evaluation group which is created for the assessment of Bids under the procurement No.UDHEEP-KHTM-ICB-13, as a appointed member of the evaluation group will have to provide methodological assistance to the Client when preparing the Bid Evaluation Report including technical part.
Evaluation Report should be submitted according to the World Bank standards approved by the Tender Committee of the Client, agreed with the CPMU, sent and agreed by the World Bank.
The task shall be fully completed before June 18, 2018 (will rely on the progress of bidding procedures).

TASK 4.
The Individual Consultant should provide assistance and support to the Client in preparation the draft contract No.UDHEEP-KHTM-ICB-13, also, if necessary, to participate in pre-contract negotiations. 
The task shall be fully completed before June 28, 2018 (will rely on the progress of bidding procedures).

IV. 
EXPECTED RESULTSThe results under the tasks are provided below in the Table A-1:

 

Table A-1. Expected results

 

No. of the task

Name of the results (final document) and format of the results providing.

Task 1

(1) the bidding documents elaborated and approved by the World Bank for procurement No. UDHEEP-KHTM-ICB-13 in Microsoft Word format in English and Ukrainian languages provided to the Client.

 

Task 2

(1) procurement announcement No.UDHEEP-KHTM-ICB-13 on the relevant official web resources;

(2) prepared, executed and sent to the World Bank Minutes of the pre-bid meeting on competitive bidding No.UDHEEP-KHTM-ICB-13;

(3) prepared, executed and sent to the World Bank of Bid opening record on competitive bidding No.UDHEEP-KHTM-ICB-13.

 

Task 3

(1) prepared and agreed with the World Bank Bid evaluation report on procurement No.UDHEEP-KHTM-ICB-13 (in English and Ukrainian languages).

 

Task 4

(1) prepared draft contract No.UDHEEP-KHTM-ICB-13 (agreed with the World Bank, if necessary);

(2) concluded Contract with the winner of competitive bidding Contract No.UDHEEP-KHTM-ICB-13.

 

 V.    REPORTING 
The Individual Consultant will have to report to the Client head of RPIU by providing reports in Ukrainian.
Reports should be submitted on paper and electronic media.  The list of reports and the deadline of their submission is presented in Table A-2 below: 

Table А-2. Reporting

 

Name of the report

Frequency of reporting.

Deadline for report submitting

The report of the beginning of providing consulting services

once

not later than three (3) days from the date of contract signing for consulting services

The report of the beginning of assignment execution

after the beginning of assignment execution

not later than three (3) days from the beginning of assignment execution

The report of the ending of assignment execution

after the ending of assignment execution

not later than three (3) days from the ending of assignment execution

General report of the ending of providing consulting services.

once

not later than five (5) days from the ending of all assignment execution and providing consulting services

 VI.             PROVIDED RESOURCES
The following resources will be provided by the Client at the disposal of the Individual Consultant:

    §   workplace equipped with PC and telephone;

  • §   access to Internet;
  • §   access to copier, printer and scanner;
  • §   design estimates and other design documentation in electronic and paper forms, in terms of tasks, in English and Ukrainian languages.
  • VII.          REQUIRED EDUCATION AND QUALIFICATIONS 

 The Individual Consultant should have the necessary experience and qualifications, namely:

  • §   high degree in engineering, procurement, finance or relevant (advanced degree will provide an advantage);
  • §   experience of procurement in projects financed by International Financial Institutions at least 2 years (experience of procurement of the World Bank procedures will provide an advantage);
  • §   confirmed theoretical and practical knowledge of World Bank rules and procedures;
  • §   experience of work in the public utilities/heating infrastructure/energy sector will provide a distinct advantage;
  • §   fluent English, Ukrainian and Russian, including knowledge of economic, legal, financial and technical terminology relating to the Project;
  • §   advanced level of PC skills, knowledge and practical skills of using standard MS packages (MS Word, Excel, Power Point), email and databases.

 VIII. PLACE, DURATION AND REMUNERATION
The services will be required over the period from February 2018 to August 2018 or for any other period of time as agreed by the parties.
The services will be provided according to the Contract with fixed price (according to the approved budget in Procurement Plan).
The remuneration of the Consultant will be done in four (4) stages in accordance with the tasks performed.
Interested individuals shall provide their CV in Ukrainian and English, as well as other accompanying documents for confirming their experience, qualifications and other to the following e-mail: [email protected] with indication at the Subject line:
“UDHEEP-KHTM-OC-IC-03: Selection of Individual Consultant on the Position of Individual Consultant for Preparation of Bidding Document”.
For additional explanations, stakeholders can contact the Client RPIU on working days and houres by phone on +380 57 758 83 42. 
The deadline for submission of expressions of interest and supporting documents requested 12:00 p.m. noon local time February 13, 2018.
The selection of the Individual Consultant will be carried out by the Client in accordance with the rules and procedures of the World Bank.
The selected Individual Consultant will be invited to sign an appropriate Contract for Consulting services. 




Пакет документов (скачать)
Печатать
Новости Харькова в твоем смартфоне!
скачать приложение на Google Play скачать приложение на ITunes